Con l’avvio della cosiddetta “Fase 2” dell’emergenza, caratterizzata da un progressivo e graduale allentamento delle precedenti misure restrittive, il Governo, aggiornando al 1 giugno 2020 le FAQ pubblicate sul sito http://www.governo.it/it/faq-fasedue, ha chiarito la possibilità di svolgere assemblee, ordinarie o straordinarie, condominiali, di società di capitali o di persone, ovvero di altre organizzazioni collettive anche “in presenza” e non più soltanto a distanza.

In particolare, il Governo ha spiegato che:

“Le assemblee di qualunque tipo, condominiali o societarie, ovvero di ogni altra forma di organizzazione collettiva, possono svolgersi in “presenza fisica” dei soggetti convocati, a condizione che siano organizzate in locali o spazi adeguati, eventualmente anche all’aperto, che assicurino il mantenimento continuativo della distanza di sicurezza interpersonale di almeno un metro fra tutti i partecipanti, evitando dunque ogni forma di assembramento, nel rispetto delle norme sanitarie di contenimento della diffusione del contagio da COVID-19.

Resta ferma la possibilità di svolgimento delle medesime assemblee da remoto, in quanto compatibile con le specifiche normative vigenti in materia di convocazioni e deliberazioni”.

Considerando il combinato/disposto dei provvedimenti e dei pareri fin qui emanati (DL 16 maggio 2020, n. 33, DPCM 7 agosto 2020, Ordinanze di Regione Lombardia n. 590 del 31 luglio 2020 e n. 596 del 13 agosto 2020) possono quindi considerarsi consentite le assemblee e le riunioni in presenza fisica in luoghi privati (non in luogo pubblico o aperto al pubblico), beninteso che, ai fini del distanziamento interpersonale anti contagio, sono preferibili le assemblee telematiche, quantomeno fino al perdurare dello stato di emergenza, ovvero sino al 15 ottobre salvo proroghe.

Circa il massimo affollamento dell’assemblea, si raccomanda di non superare il numero di 200 persone, se al chiuso, e 1.000 persone, se all’aperto, fermo restando il rigoroso rispetto di tutte le prescrizioni necessarie a prevenire la diffusione del contagio, che vengono di seguito riassunte:

1. individuazione di un luogo conforme all’utilizzo, ovvero di capienza adeguata in base al numero di partecipanti previsto, che:
   • sia pulito o sanificato come previsto dal DPCM 7 agosto 2020 prima e dopo l’utilizzo;
   • garantisca costantemente il distanziamento interpersonale di almeno un metro (davanti, alle spalle e ai lati), con le eccezioni consentite per accompagnatori di persone con disabilità o per componenti dello stesso nucleo famigliare;
   • permetta la presenza di un numero sufficiente di sedie tale da assicurare la distanza di sicurezza e la presenza “statica” all’evento;
   • sia organizzato in modo da evitare ogni forma di assembramento, con particolare attenzione alle fasi di afflusso e deflusso e a maggior ragione se in luoghi chiusi (prevedere la differenziazione tra le vie di ingresso e di uscita per favorire un flusso più sicuro, evitando che porte e maniglie siano toccate in modo condiviso, ad esempio lasciandole aperte o posizionando addetti debitamente protetti);
   • preveda un’adeguata ventilazione naturale e il rispetto delle raccomandazioni in presenza di sistemi di ventilazione e/o condizionamento nei luoghi chiusi, favorendo il ricambio d’aria negli ambienti interni, in ragione dell’affollamento e del tempo di permanenza degli occupanti; l’affollamento deve essere correlato alle portate effettive di aria esterna, e occorre prestare particolare attenzione agli impianti di aerazione (pulizia dei filtri ed esclusione del ricircolo affinché la movimentazione di aria funga da vettore del contagio);
2. comunicazione tempestiva ai partecipanti delle misure di sicurezza adottate e dei comportamenti da tenere, allegandole all’avviso di convocazione;
3. predisposizione di un’adeguata informazione sulle misure di prevenzione, anche mediante affissioni, considerando la possibilità di comprensione anche per persone di altra nazionalità (se previste), incluse istruzioni per l’utilizzo dei servizi igienici;
4. divieto di accesso a soggetti con sintomi respiratori e/o temperatura corporea maggiore di 37,5°C, col mantenimento di un registro delle presenze per una durata di 14 giorni (comunque nel rispetto della privacy);
5. rigorosa attenzione all’igiene delle mani attraverso la disponibilità generalizzata di dispenser con soluzioni idroalcoliche;
6. utilizzo di mascherine di comunità, raccomandato anche all’aperto e obbligatorio se non è possibile garantire continuativamente il distanziamento interpersonale;
7. raccomandazione a non far uso e non diffondere documenti o altro materiale cartaceo e a far ricorso preferibilmente a documenti telematici;
8. divieto di consumo di cibi o bevande durante l’assemblea;
9. modalità determinate e sicure di intervento in postazioni preallestite e distanziate, con (se previsto) utilizzo di microfoni e altre attrezzature opportunamente igienizzati e non condivisi fra partecipanti/relatori;

Attenzione!

Le seguenti indicazioni riguardano solamente lo svolgimento di riunioni; se altre attività vengono svolte prima o dopo l’assemblea (es. ristoro offerto ai partecipanti) e comunque non nella stessa fase, si dovranno considerare le specifiche linee guida pertinenti per il tipo di attività contenute nell’Allegato 1 all’Ordinanza di Regione Lombardia n. 590 del 31 luglio 2020 e le modifiche al medesimo introdotte dall’Ordinanza di Regione Lombardia n. 596 del 13 agosto 2020.

Quale ulteriore opzione e comunque fino al termine del periodo emergenziale (fino al 15 ottobre, salvo ulteriore proroga), in deroga al proprio statuto, è possibile sommare due modalità assembleari (partecipazione fisica di un numero circoscritto di soci e videoconferenza per tutti gli altri). In ogni caso è fondamentale che l’assemblea si svolga in simultanea e con adeguati strumenti, onde garantire a ogni partecipante di:

• poter seguire in modo adeguato la discussione (es. si possono per questo mettere a disposizione in anticipo i materiali oggetto di discussione);
• poter intervenire in tempo reale alla trattazione degli argomenti;
• partecipare alle votazioni.

Se non già presenti nello statuto o nel regolamento, definire prima con una delibera dell’organo sociale interessato i criteri di svolgimento dell’assemblea, nel rispetto della trasparenza e tracciabilità, che consentano al presidente dell’organo di:

• accertare la regolarità della costituzione della riunione, identificando in modo certo i partecipanti;
• regolare lo svolgimento dell’adunanza;
• constatare i risultati delle votazioni.

In tal caso la riunione si intende svolta nel luogo ove è presente almeno il soggetto verbalizzante.

In questa particolare condizione, il verbale della riunione può essere redatto anche successivamente, con la sottoscrizione del Presidente e del verbalizzante, o avvalendosi della registrazione almeno audio dell’incontro.