L’ESPERTO RISPONDE

Fondazione Triulza Milano

Capofila o partner, come scrivere
un progetto europeo di successo

Quando conviene alle organizzazioni del Terzo settore, soprattuto quelle di piccole e medie dimensioni, accedere ai Programmi e agli strumenti finanziari dell’Unione europea?
Quando nelle loro strategie e pianificazioni decidono di affrontare un tema innovativo e che necessita di un confronto o uno scambio con partner europei. L’approccio da locale deve diventare internazionale e il lavoro non è più di una singola organizzazione e deve essere pianificato tra una rete di soggetti diversi. Bisogna quindi entrare nella logica della condivisione di strategie, obiettivi e della divisone dei compiti per raggiungere risultati concordati tra organizzazioni di Paesi diversi. Lo sforzo vale la pena quando un’organizzazione ha un chiaro obiettivo strategico. In alcuni casi è opportuno un lavoro di assessment preliminare che definisca strategie, obiettivi, punti di forza e debolezza eccetera. È, invece, sconsigliabile il processo inverso ovvero costruire progetti ad hoc sulla base dei bandi che escono a prescindere dalle scelte strategiche dell’organizzazione.

Dove gli enti possono cercare le notizie su bandi e opportunità?
Le informazioni non mancano. Ci sono molte fonti: siti della com- missione sui diversi fondi, uffici di rappresentanza a Bruxelles, Infodays, National Contact Point, eventi di networking in Italia e  in Europa e piattaforme dedicate dove vengono inseriti le opportu- nità internazionali.
La vera difficoltà è orientarsi e focalizzarsi. Nella ricerca è facile perdersi tra link e strumenti che per essere analizzati richiedono molto tempo. Infatti, nella maggior parte dei casi si individueranno documenti  complessi e lunghi che una volta analizzati attentamente non risulteranno idonei a rispondere alle esigenze di progettazione. E soprattutto per un’organizzazione piccola o di medie dimensioni questo passaggio è delicato perché rischia di essere dispendioso in termini di tempo senza portare a buon fine. Per ovviare a questo si può ricorrere a professionisti che normalmente sono specializzati in specifiche aree tematiche e quindi in singoli programmi.
Si possono però utilizzare motori di ricerca e siti dedicati. Fondazione  Triulza  ha  sviluppato  a questo scopo il portale www. geofundos.fondazionetriulza.org che, sulla base di una accurata profilazione della singola organizzazione, segnala tramite alert mirati bandi europei, premi internazionali, call degli enti filantropici di tutto il mondo. Il sito web, nato da un’esperienza portoghese, ha dimostrato che il suo utilizzo permette un risparmio di tempo nella ricerca e nell’analisi di circa il 70% rispetto a quanto si dovrebbe dedicare attraverso un’attività sistematica.

Quali sono i ruoli previsti per le organizzazioni non profit all’interno di un progetto?
Esistono due strade con le quali l’organizzazione può partecipare. Da capofila o da partner. Nel primo caso il soggetto capofila ha l’onere di costruire la rete di partner adatta alle richieste del bando, scrivere il progetto e compilare i moduli richiesti, concordare le attività per pacchetti di lavoro nel network, declinare gli obiettivi, definire la tempistica e gli step intermedi di risultato, costruire il budget e concordare le quote dei singoli partner, ricevere da questi le schede di presentazione da inserire nel progetto complessivo, interfacciarsi con il soggetto erogatore a cui presen- tare entro i termini la proposta. Se il progetto viene approvato il capofila deve coordinare il lavoro dei singoli partner, organizzando anche meeting ed eventi plenari, oltre a svolgere il suo, raccogliere le rendicontazioni intermedie sia di contenuto sia economiche e inviare i report dei vari step all’ente erogatore. Normalmente il capofila riceve anche gli anticipi di contributo e li inoltra ai partner per quota parte. Terminato il progetto il capofila ha l’onere di raccogliere dai partner tutte le informazioni e compilare la reportistica finale.
Se l’organizzazione è alle prime armi con la progettazione Europea non è consigliabile intraprendere la strada del capofila ma individuare cordate in formazione ed aggregarsi se viene individuata coerenza. In questo modo è possibile fare esperienza da partner per poi successivamente se opportuno tentare l’avventura da capofila.

Quali sono i principi cardine per scrivere un progetto di successo?
La prima cosa da fare è studiare bene cosa richiesto dallo specifico bando. Purtroppo la modulistica, le regole per la definizione del budget, la tipologia di soggetti ammissibili e di patenariati, la tempistica e i diversi step, la reportistica per rendicontare, possono variare da bando a bando. Prima di iniziare a contattare i partner, fare i conti e scrivere il progetto è fondamentale studiare con cura il testo del bando, tutti gli allegati e i documenti di riferimento.
Una volta capite le specificità del bando le regole base sono quelle che valgono per la progettazione in generale:

• produrre un breve sunto che dia idea del progetto;
• presentare bene i soggetti e le loro caratteristiche;
• definire con chiarezza contesto e strategia;
• declinare obiettivo generale e singoli obiettivi specifici;
• decrivere le diverse azioni evidenziandone la coerenza con gli obiettivi e presentando i singoli pacchetti di attività tra i partner;
• presentare i risultati attesi intermedi e finali misurandoli con indicatori di impatto;
• specificare il piano di comunicazione per la disseminazione dei risultati;
• rappresentare in modo chiaro la tempistica aiutandosi con grafici e schemi.

Ci sono alcune caratteristiche imprescindibili che ogni progetto europeo deve avere:

• carattere innovativo;
• effetto moltiplicatore;
• trasferibilità dei risultati;
• cofinanziamento;
• transnazionalità.

Un valore aggiunto lo dà una pianificazione di come il progetto potrà continuare una volta terminato il sostegno economico del bando e quindi già andare a definire gli elementi di sostenibilità futura. Tutto ciò che non è necessario in termini di informazioni, se c’è la possibilità, è meglio metterlo tra gli allegati per approfondimenti. Se non si hanno le competenze all’interno delle organizzazioni si può fare riferi- mento a esperti esterni. Il progetto BEEurope di Fondazione Triulza in partnership con Fondazione Cariplo offre servizi specifici per la scrittura di progetti europei dedicati alle organizzazioni del Terzo settore.

E se il progetto non passa cosa è opportuno fare?
Nel caso, non raro, che un progetto venga bocciato, è utile chiedere un documento di valutazione per capire quali sono stati i punti deboli e le lacune della progettazione. E’ infatti possibile riutilizzare la rete di partner e il progetto stesso per partecipare, attuando le necessarie modifiche, ad altre opportunità di finanziamento e non sprecare tanto lavoro.

Mentre se il progetto passa?
E’ essenziale una volta che il progetto è passato, perseguire una attenta attività di valutazione e monitoraggio lungo tutto il percorso di sviluppo del progetto stesso. Il monitoraggio e la valutazione si fondano sulla raccolta di costante di informazioni e hanno la funzione di analizzare le realizzazioni di un determinato progetto, in termini di prodotti tangibili e/o realizzazioni fisiche nonché di effetti diretti sui beneficiari, in modo da trarre conclusioni utili per il futuro.
Il monitoraggio è lo  strumento di supporto alle decisioni dello staff nel corso dello svolgimento del progetto. Esso ha lo scopo di tenere traccia dei progressi otte- nuti dall’azione intrapresa: costi, risorse impiegate, attività realizzate ed effetti prodotti. I risultati costituiscono la base informativa per la successiva e complementare attività di valutazione.
Come tale, il monitoraggio è quindi un’attività continua, realizzata dallo staff che gestisce il progetto ed è essenziale per controllare quanto si sta realizzando. Permette di tenere sotto controllo il progetto nella fase di attuazione e, se necessario, ridisegnarne le attività.
La valutazione è invece un’attività puntuale che avviene generalmente a metà o verso la fine della realizzazione del progetto e viene in genere affidata a soggetti esterni all’ente attuatore del progetto. La valutazione in questo caso è detta “formativa” poiché consente di apprendere dalla realizzazione del progetto, traendo elementi utili a superare le eventuali difficoltà incontrate e migliorare continuamente la qualità dei progetti.
Altra attività richiesta dall’ente erogatore e che comporta un grosso impegno in termini di tempo e competenze, tanto che molte volte gli organizzatori si affidato a professionisti esterni, è la rendicontazione del progetto.
Elementi essenziali della rendicontazione sono:

• il budget del progetto;
• ammissibilità delle spese;
• voci di spesa;
• giustificativi di spesa e documentazione di supporto;
• flussi finanziari;
• certificazione delle spese e audit.

Associazione Atelier Europeo Brescia

Odv e bandi europei, prima regola
creare un team di lavoro ad hoc

Cosa significa partecipare a un bando europeo?
Partecipare ad un bando europeo significa concorrere per ricevere un contributo (solitamente a fondo perduto) da parte dell’Unione europea. Per partecipare è necessario avere individuato un bando e una realtà che sia considerata soggetto ammissibile alla “gara”.

Quali sono i principali programmi a cui possono accedere gli enti di Terzo settore?
Tra i diversi programmi europei troviamo: Erasmus+, dedicato alla formazione, alla mobilità internazionale e allo sport; Corpo europeo di solidarietà: permette ai giovani di fare esperienze internazionali di volontariato o stage lavorativi; Europa per i Cittadini, finanzia progetti di mobilità internazionale e cittadinanza attiva; Europa Creativa, dedicato alle organizzazioni culturali; EU Aid Volunteers, sostiene il volontariato nei grandi progetti di cooperazione allo sviluppo.

Dove si trovano le informazioni relative ai bandi?
Le “call” (o bandi) sono pubblicate sui portali gestiti dalle Agenzie delegate dalla Commissione europea. L’agenzia EACEA (Education, Audiovisual and Culture Executive Agency) si occupa di tematiche vicine al Terzo settore, tra cui l’educazione, la cittadinanza attiva, la cultura, lo sport, il volontariato. Il sito web è www. eacea.ec.europa.eu dove si possono scaricare le linee guida e la documentazione per partecipare.

Da dove si comincia?
Per partecipare ad un bando è innanzitutto necessario avere chiaro che sarà una organizzazione (e non una persona fisica) a potersi candidare inviando una proposta progettuale. Nella prima lettura del bando va quindi verificata l’ammissibilità della propria organizzazione; successivamente si procede con lo sviluppo dell’idea progettuale, che dovrà contenere elementi innovativi e rientrare negli ambiti prioritari di intervento individuati dalla Commissione Europea (e descritti nelle linee guida di ogni bando).

Quali sono le regole generali per una buona progettazione?
È indispensabile partire dall’analisi dei bisogni, che dovrà descrivere accuratamente il contesto  di partenza e le problematiche rilevate, internamente ed esternamente all’organizzazione. La guida di ogni programma è poi il documento da cui trarre tutte le informazioni relative ai criteri di partecipazione e va quindi costantemente consultata durante la progettazione, così come i portali web di riferimento.

In termini di progettazione, quali competenze dovrebbe avere una organizzazione per poter partecipare ad un bando europeo?
L’approccio più utilizzato è quello del Project Cycle Management, uno schema di lavoro che sin dall’inizio della progettazione propone di ragionare sui problemi dei destinatari o beneficiari degli interventi e quindi sulle soluzioni capaci di produrre un vero  miglioramento  nella  vita di questi. Probabilmente poche realtà hanno al loro interno un progettista, ma in realtà, non tutti i bandi richiedono espressamente l’utilizzo di questo metodo di lavoro. La documentazione da compilare (il cosiddetto “formulario”), però, impone di seguire un ordine logico, ovvero: obiettivi, attività e risultati devono essere coerenti e connessi gli uni con gli altri. Questo significa che la stesura del progetto andrà fatta in maniera chiara e logica. Va anche considerato l’aspetto linguistico: il progetto dovrà essere condiviso e comprensibile a tutti i partner coinvolti, proveniente dai diversi Paesi europei. È quindi consigliabile scrivere la proposta progettuale in una lingua conosciuta da tutti i membri della rete (di solito è l’inglese).

Quali sono le maggiori difficoltà che le associazioni incontrano in fase di progettazione?
Sicuramente un problema che spesso si riscontra, nelle associazioni non particolarmente strutturate, è la difficoltà dei volontari di seguire attività ulteriori rispetto a quelle ordinarie. Prima di avviare una progettualità è quindi importante sapere di poter contare su un gruppo di persone disponibili e con le competenze linguistiche e organizzative necessarie per poter interagire con i partner dai diversi Paesi europei.

Nei casi in cui un progetto è finanziato, quali sono gli accorgimenti da seguire?
Ancora una volta diventa indispensabile aver definito un gruppo di lavoro competente e disponibile a seguire il progetto nei suoi vari aspetti: dalla gestione economica al coordinamento delle attività nelle tempistiche previste. Spesso le rendicontazioni chieste dai programmi di finanziamento sopracitati non sono troppo onerose, proprio  perché si tratta di bandi semplificati per le piccole organizzazioni. In ogni caso tutto ciò che è stato descritto nella proposta progettuale va poi realizzato e documentato.

Per un’associazione medio-piccola, con una ristretta capacità finanziaria, è possibile partecipare a un bando europeo?
Dipende dal Programma, ma è possibile. Infatti, esistono linee di finanziamento che sono state appositamente riviste per essere più accessibili ad organizzazioni di piccole dimensioni. Ad esempio, un’associazione sportiva dilettantistica di Brescia, pur avendo una ristretta capacità finanziaria, ha ottenuto nel 2018 un finanziamento europeo sulla call Sport Small Collaborative Partnerships del programma Erasmus+, che consente alle organizzazioni non profit di costruire partenariati su scala europea e aprirsi al confronto e scambio di buone prassi. Le quattro realtà sportive coinvolte nel progetto “It’s Run-trust-ic!” avranno modo di lavorare insieme per due anni sul tema della corsa per persone non vedenti e ipovedenti e di promuovere il volontariato in questo tipo di iniziative.

Quali sono le motivazioni che dovrebbero spingere un ente di Terzo settore a partecipare ad un bando europeo?
Sicuramente la volontà di internazionalizzazione e di apertura al confronto con organizzazioni e culture diverse. I fondi euro- pei possono essere occasioni per i giovani e tutto il Terzo settore per riscoprire i valori fondanti dell’Ue e per sviluppare nuove competenze, attraverso la conoscenza e l’incontro con nuove realtà e tutto ciò può avere effetti molto positivi sulla nostra quotidianità, portando nuove idee e tanta motivazione.